生活相談員やケアマネと違う特養の事務の仕事内容を徹底解説！

「特養事務ってどんな仕事？」「生活相談員とはどう違うの？」「未経験でもできるの？」「大変そうだけどやりがいはある？」

特別養護老人ホーム（特養）の事務職は、施設の運営を円滑に進めるための重要な役割を担っています。

しかし、その仕事内容は多岐にわたり、一般的にはあまり知られていません。特に、同じ施設内で働く生活相談員との違いは混同されがちです。

特養事務の仕事内容を具体的に解説し、生活相談員との違いを明確にすることで、未経験の方でも理解できるようにわかりやすくまとめました。

特養の事務員の経理・財務業務は、会社の事務と同じです

特養の事務は、会社の経理業務とほぼ同じです。特に事務員は、資格が不要で施設を運営するための人員基準に含まれていません。

入所者からの利用料徴収・管理

居室の利用料や食費、電気代、水道代などを入所者に請求しなければいけません。

特養のみの運営であれば特養で事務処理します。

施設運営に関わる経費の管理・精算

電気代、水道代、ガス代などの請求は、事務処理します。

ちなみに、施設運営に関わる経費は電気代、水道代、ガス代、オムツ廃棄代、食料仕入れ費など多岐に渡ります。

帳簿作成・管理

施設で個別に作る帳簿として利用者のご家族から預かったお金を使用して何か買ったり病院受診した場合には、預かり金から精算するので個別の出納帳が必要になります。

また、施設で買ったレクレーションに使うものや飾り付けで買ったものなどを出納帳で管理することもあります。

決算業務

特養の売上は、居室の稼働率です。また、介護度が高いと金額が変わりますがシンプルな計算になります。費用も特殊な費用は少ないので費用計上はシンプルにできます。

補助金申請・管理

介護業界に適用される補助金申請・管理や一般の企業でも申請できる補助金申請・管理を行うことになります。

労務・人事管理は、会社の総務と同じです

特養の事務は、会社の総務業務とほぼ同じです。特に事務員は、資格が不要で施設を運営するための人員基準に含まれていません。

職員の採用・退職手続き

採用時は、ハローワークへ求人票を出したり面接の段取りをしたり集団就職説明会などのイベントに参加するように段取りをしたり多くのことをしなければいけません。

退職時は、制服の返還や確認業務をして円滑な退職手続きをしなければいけません。

勤怠管理

勤怠は、事業所ごとにすることが多いのでいつ、誰が休んだのか管理することになります。

給与計算・支払い

特養の職員で給与に変動があるのは、夜勤をしている介護職です。今月は夜勤を何回したなどの変動があるのでその部分のみ計算必要があります。

複雑な給与計算はないです。

社会保険手続き

入職すると厚生年金と健康保険に加入することになります。家族がいれば扶養に入れるなどの処理が必要になります。

職員研修の手配

特養は、多くの研修を定期的に行わないといけません。生活相談員や介護福祉士の主任が研修の準備をしますが、職員数が特養は多いので事務員も研修準備を手伝うことになります。

労働環境の整備

働きやすさで要望があったものを実現していきます。できないことも多いと思いますが、代表から話があれば取り組みます。

総務・庶務業務は、会社と同じで電話、来客対応から文書作成など多くあります

特養の事務は、会社の総務・庶務と同じようになんでも屋になります。多くの仕事をこなさないといけない場合が出てきます。

入所希望者への説明・相談（初期対応、事務手続きが中心）

入居希望者に資料をお渡ししたり入居申込者のお名前や住所などを用紙に記入してもらったりします。

実際の相談業務は、ケアマネか生活相談員がすることになります。

入居が決まれば入居申込用紙に記入をしてもらいます。

関係機関との連携

食材の業者や工事・修理の業者等と電話や対面で対応します。

介護報酬請求業務は、お手伝いをします

介護報酬請求業務は、ケアマネ、生活相談員も関わることが多いので事務はできるところを手伝うだけです。

介護給付費明細書の作成

特養で使うサービスや請求は、毎月同じようになることが多いので複雑ではありません。

介護報酬請求

今は、伝送ですることが多いのでパソコン作業で終わります。ただ、特養の定員が120人だと大変です。

保険者との連絡調整

保険者との連絡調整で多いのは、返戻の処理です。なぜ、返戻になりどうしたらいいのか連絡しなければいけません。

特養の事務と生活相談員の違いは、専門知識を使い専門的な業務をするかです

特養の事務は、無資格でもできますが特養にいると専門的知識は必要になります。ほとんどの作業が医療介護福祉の知識が必要だからです。

生活相談員は、自分の専門的な仕事が終われば一般的な事務の仕事を手伝うことになります。

項目	特養の事務	生活相談員
主な業務	経理、労務、総務、入所手続き（一部）、介護報酬請求	相談援助、関係機関との連携、入退所手続き、地域交流
重視されるスキル	PCスキル、事務処理能力。正確性	コミュニケーション能力、傾聴力、調整力
業務の中心	事務作業	対人援助、調整
介護に関する知識	介護報酬請求に必要な知識程度	介護保険制度、介護に関する幅広い知識

まとめ

• 介護に関わらない部分は、会社の事務と全く同じ
• 介護に関わる部分は、専門職のケアマネや生活相談員に任せればいい
• 専門知識は、知っておいた方が仕事はやりやすい
• 特養で事務の仕事をする人は、ほとんどいないので仕事がたくさんあり、一つ仕事が片付いても次々に仕事をしないといけない場合があります
• 自分のペースを持ちながらテキパキと業務をこなす必要があります
• 電話対応から事務処理まで多岐に渡るので優先順位を決めながら仕事をしないといけません
• 取組みやすい仕事から事務の仕事かなと思う仕事まで色々な仕事をすることになります
• 生活相談員は、相談業務という専門的な仕事がありますがそれ以外は全て一般の事務と同じです